Training Coordinator

About NIIT

NIIT provides comprehensive and scalable managed training services for learning administration that maps directly to our customer needs. Training is our business and passion. We are one of the largest training outsourcing providers in the world. NIIT delivers and administers 75,000 days of training each year, in 18 languages. We have designed and developed over 50,000 days of classroom training and 20,000 hours of web-based training localized to more than 25 languages. NIIT is a global service provider. We have a presence in more than 40 countries.

Link for our LinkedIn page: https://www.linkedin.com/company/niitmts/mycompany/

Link for our website: https://www.niit.com/en/learning-outsourcing/

Job Title

Training Operations Coordinator (French Expert)

About the team and the mission

This role is a part of the Global Operations team that supports NIIT’s customer(s) to deliver outstanding service(s).

Our team mission is to have people grow in a continuous caring and business-efficient environment allowing individuals to grow professionally & ensuring company’s policies are adhered to always.

We work very closely with the client to achieve the objective of engagement and earn outstanding client satisfaction. We have a global base of our clients.

As a Training Co-Ordinator, you will be working with Client partner directly to ensure there is no delay in the deliveries and enhance their experience

Our team mission is to have people grow in a caring and business efficient environment.

We all work together on a common project with part of the team based in India.

As a training operations coordinator, you will be reporting to the training operations manager.

You will be the key contact point for all local stakeholders in France, coordinating training sessions delivery. You will master and oversee all activities within service.

You will work closely, and in partnership with the customer’s learning delivery team.

Your role

· Analyze the training needs provided by the Client and determine the number of sessions needed to train the overall number of trainees according to courses and per site,

· Be the point of contact for internal trainers and external vendors to coordinate the planification of training sessions,

· Initiate and manage requests for session creation, modification, completion, cancellation where required,

· Control and validate training agreements and ensure they are signed by both client and external vendors,

· Organize the training sessions according to trainees’ expectations and availability and ensure their proper execution,

· Share instructor information with site security as needed,

· Communicate and inform employees about opening dates of training sessions,

· Calibrate and coordinate with Indian team for any changes/updates in the training event/program.

· Support completion of training activities by following up for attendance and invoice if required,

· Follow and ensure adherence to the workflow and processes using the CRM tool

· Coordinate with training organizations, master vendor (OPCO) in charge of training settlement and Indian team

· Ensure Learner Support Level 2

Experience and Skills

· 2 to 4 years of experience in learning delivery management and/or operations,

· Exposure to an international work environment

· High level understanding of the training landscape in France

· Customer service-oriented posture is a must

· Team player

· Ability to communicate clearly and concise thoughts

· Attention to details, structured and organized, capable to prioritize activities

· Knowledge of Salesforce or any other CRM

· Knowledge of Cornerstone or any other LMS is an added advantage

· Fluent in French and English are a mandatory requirement

· Proficient in MS Office, Excel, SharePoint

· Job permit to work in France is a mandatory requirement

Intitulé du poste

Coordinateur/trice des opérations de formation

A propos de l’équipe et de la mission

Nous recherchons notre prochain coordinateur des opérations de formation en France. Ce rôle fait partie de l'équipe en France et soutient le(s) client(s) de NIIT afin d’offrir un service exceptionnel.

La mission de notre équipe est de permettre aux personnes d’évoluer dans un environnement bienveillant et efficace.

Nous travaillons tous ensemble sur un projet commun avec une partie de l'équipe basée en Inde.

En tant que coordinateur/trice des opérations de formation, vous serez rattaché(e) au responsable des opérations de formation.

Vous serez l'interlocuteur privilégié de l'ensemble des acteurs locaux en France, coordonnant l'animation des formations. Vous maîtriserez et superviserez toutes les activités au sein du service.

Vous travaillerez en étroite collaboration et en partenariat avec l'équipe de formation du client.

Votre rôle

· Analyser les besoins de formation fournis par le Client et déterminer le nombre de sessions nécessaires pour former toutes les personnes concernées,

· Être le point de contact des formateurs internes et des fournisseurs externes pour coordonner la planification des sessions de formation,

· Initier et gérer les demandes de création, de modification, de clôture et d'annulation de session si nécessaire,

· Contrôler et valider les conventions de formation et s'assurer qu’elles soient signées par le client et les fournisseurs externes,

· Organiser les sessions de formation en fonction des attentes et des disponibilités des participants et s'assurer de leur bon déroulement,

· Partager les informations relatives au formateur avec la sécurité du site si nécessaire,

· Communiquer et informer les collaborateurs sur les dates d'ouverture des sessions de formation,

· Calibrer et coordonner avec l'équipe indienne pour tout changement/mise à jour dans l'événement/programme de formation,

· Aider à la clôture des activités de formation en assurant le suivi des présences et la facturation si nécessaire,

· Suivre et adhérer aux processus à l'aide de l'outil CRM

· Assurer la coordination avec les organismes de formation, le prestataire (OPCO) en charge du règlement des formation, et l'équipe indienne

· Assurer le niveau 2 de support aux participants

Experience and Skills

· 2 à 4 ans d'expérience dans l’administration de formation et/ou des opérations

· Exposition à un environnement de travail international

· Compréhension générale du paysage de la formation en France

· Posture axée sur le service client est indispensable

· Esprit d'équipe

· Capacité à communiquer de manière claire et concise

· Souci du détail, structuré et organisé, capable de prioriser les activités

· Connaissance de Salesforce ou de tout autre CRM

· La connaissance de Cornerstone ou de tout autre LMS est un atout supplémentaire

· La maîtrise du français et de l'anglais exigée

· Maîtrise de MS Office, Excel, SharePoint

· Un permis de travail pour travailler en France exigé

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