ASSISTANT OFFICE MANAGER H/F - CDI

AirFund est un fournisseur de solutions SaaS et d’une place de marché digitale B2B pour les fonds de marchés privés (capital investissement, dettes privées, immobilier, infrastructure) qui a pour mission de démocratiser l’accès aux marchés privés pour les clients privés et retail. AirFund favorise la mise en relation des gérants de fonds avec les distributeurs et facilite la levée de fonds en apportant des solutions digitales adaptées aux différentes étapes du cycle de vie des relations entre acteurs (sociétés de gestion, distributeurs, investisseurs), de l’entrée en relation, à la souscription, aux appels de fonds, jusqu’au reporting. AirFund est à la recherche d’un(e) Executive Assistant/Office Manager (H/F). En tant que Executive Assistant/Office Manager (H/F), vous serez principalement chargé(e) de : 1- Assistance au CEO d’AirFund : Gestion de l'agenda du CEO : planification des réunions, organisation des déplacements professionnels, gestion des priorités. Coordination des communications : filtrer et répondre aux appels, courriers et demandes diverses destinées au CEO. Organisation des réunions : préparation des ordres du jour, prise de notes, suivi des actions à réaliser après les réunions. Assistance sur des projets spéciaux : gestion de projets spécifiques confiés par le CEO, coordination des parties prenantes internes et externes. 2- Gestion du bureau et de la relation avec le coworking : Gestion de la relation avec le coworking : Coordonner les besoins quotidiens avec le gestionnaire du coworking (maintenance, sécurité, services). Suivi des bureaux : Veiller à ce que les bureaux soient fonctionnels, agréables, bien équipés et accueillants pour les collaborateurs/ collaboratrices. Gestion des fournitures : Passer les commandes de fournitures de bureau, de mobilier, ainsi que de thé et café etc… Gestion du courrier et des colis : Réceptionner, trier et distribuer le courrier postal ainsi que les colis. Coordination des nouveaux bureaux : Participer à la recherche et à l'installation dans de nouveaux bureaux en cas de déménagement. Documentation interne : Créer et maintenir à jour des documents sur les règles de vie au bureau et les procédures internes. Événements internes : Coordonner les événements d'entreprise (séminaires, team building, afterworks, petit-déjeuners, etc.). 4- Support administratif et du Comité Exécutif : Classement et archivage : Gérer le classement et l’archivage des dossiers et des documents administratifs. Réception des visiteurs : Accueillir physiquement les candidats, clients, et les prestataires externes lors de leurs visites au bureau. Gestion de la vie quotidienne des collaborateurs/collaboratrices : Être le point de contact principal pour répondre aux besoins des employés (onboarding, badges, accès aux salles, etc.). Création de lien pour les collaborateurs/collaboratrices en télétravail : Proposer des activités, des rituels et des événements pour renforcer le lien entre les employés à distance et ceux dans les locaux de Paris. Diplôme : Bac +3/5 en gestion, administration, RH ou équivalent. Expérience : Minimum 3 ans en Office Management ou administratif, idéalement dans un environnement start-up requérant agilité, flexibilité et capacité d’adaptation. Maîtrise des outils bureautiques : Excellente maîtrise des outils (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Avantages : Type de Contrat : CDI ; Avantages : Mutuelle Alan, Carte Restaurant Swile ; Lieu de travail : Le poste est basé à Paris 9ème (100% présentiel, télétravail exceptionnel)

Location: Paris, FR

Posted Date: 9/21/2024